分工合作  各司其职 各尽其责

——我校召开2021年度档案工作会议

2021年2月26日下午，我校2021年度档案工作会议在德政楼508召开，参与档案工作会议的有学校主管档案工作的校领导、各部门主管档案工作的主任及副主任、兼职档案员等30多人。

档案工作会议由办公室李芸副主任主持，李副主任首先介绍了本次会议召开的背景和原因：近年来，我们各部门的档案工作因人员变动等各种情况而在收集方面存在一些困难，希望通过今天的档案工作会议和培训，能够进一步规范档案工作的收集流程，理顺部门档案工作的归档方式。

紧接着，姚训琪校长从为何做好档案工作、如何做好档案工作这两个方面做了简要讲话和明确指示。

为何做好档案工作？因为档案工作至关重要。每年广东省教育厅、华南师范大学等对我校的绩效考核等都是建立在我们学校办学业绩、完成工作，教师个人荣誉、学生成绩等各方面考核的基础上，而这些都需要档案材料进行支撑，希望各部门都必须养成每个学期的归档意识。此外，学校要经常接受上级部门的审计及评估，要申报各种荣誉，也都需要档案资料的支持。档案工作还关系到学校历史延续的问题，每所学校的发展史都是离不开档案工作的证据证明，我们从思想上要高度重视档案工作，在部门工作中同步积累档案工作。

如何做好档案工作？校长指出，学校各部门必须按照“分工合作，各司其职，各尽其责”的原则。因为学校档案涉及到各部门及各项工作的方方面面，涉及到学校的各位老师、各个处室，每个人都是学校档案的产生者。所以，各处室主任要进行档案归档的任务分工，确定好每个副主任、每个工作人员的职权范围及归档任务，把部门归档工作落实到人；档案室要对各部门及兼职档案员加强培训指导。同时，在学校层面上，学校将加强考核，建立逐级考核制度：校长考核各处室正职主任，各处室正职主任考核副主任及兼职档案员，副主任再考核相应各工作人员，把档案收集归档工作落地；每学期末要求档案室把各部门档案提交情况及质量提交给校长。

姚校长还提出了对档案工作的要求和希望，要求档案室能规范管理档案，按照档案工作规范、档案评级要求，对照档案室达标升级的指标开展工作；对学校珍贵的档案材料的妥善保管；积极配合财务审计和校级评估，配合学校的招生宣传、学生教育、校史编辑等工作做好档案信息的开发利用。

档案工作会议的主体部分，是由学校档案室徐榕励老师对各部门主管领导及兼职档案员进行档案业务培训。

徐老师首先向大家介绍了档案室的档案门类，对应的提交时间、移交要求、归档范围，还介绍了在学校档案管理网络体系里，学校各部门及其兼职档案员、学校档案室的职责划分。

接着，徐老师重点介绍了部门如何将部门文件归档完整、齐全收集的保证措施，强调各部门在日常档案收集要做到“三纳入”“四同步”：即纳入部门计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。同时，要做到部门文件流转规范，建立预立卷制度，部门领导要重视部门档案完整性，建立部门工作变动交接制度等，通过这些措施来细化部门文件档案的规范归档。

会议的最后，各部门的领导、兼职档案员还针对本部门归档过程的疑问和困难进行了提问和交流，气氛热烈而民主。对此，徐老师一一做了业务解释，同时也非常感谢学校各级领导及兼职档案员对档案室工作的理解、支持和配合，对一直有提交档案困难的部门表示理解，并愿意对各部门平时立卷归档提供帮助，协助档案文件在部门的规范流转，落实有效地建立起各部门的预立卷制度，从而促进部门的档案归档。